Informatie over aanbesteding roept verwarring op
Staatssecretaris Van Bijsterveldt heeft een brief gestuurd aan de Tweede Kamer over de invoering van gratis lesmateriaal. Die brief bevat een bijlage met de titel: Europees aanbesteden: het waarom en hoe. De informatie roept nog allerlei vragen op. Zoals: hoe kun je minstens vijf uitgevers benaderen als er niet eens vijf geschikte aanbieders zijn? En: is de prijs nu doorslaggevend of mag zoiets als het didactisch ontwerp van een methode nog een rol spelen? De redactie van leermiddelenvo.nl legde een drietal vragen voor aan twee voorlichtingsinstanties waarnaar het ministerie de scholen verwijst (de VO-raad en CFI) en de specialisten op het gebied van aanbesteding bij de overheid, PIANOo. Met name de suggestie dat een school onder de aanbesteding uit kan komen door ‘gewoon’ de boekenlijst aan een schoolboekhandel te geven, doet de wenkbrauwen fronsen en heeft geleid tot nadere afstemming tussen de ministeries van EZ en OCW. De VO-raad was het snelst met de beantwoording van de vragen, gevolgd door PIANOo. CFI meldde na een week de vragen ter advies te hebben voorgelegd en binnen twee weken met een reactie te komen.
Indien de school de 'ouderwetse' boekenlijst aan een distributeur (aan wie de distributie via aanbesteding is gegund) geeft, kan deze zoals gebruikelijk was de boeken inkopen waar hij maar wil en speelt aanbesteding verder geen rol. Is deze conclusie juist?
VO-raad: “Doorgaans kan een schoolbestuur alleen distributie aanbesteden als het zelf de schoolboeken al in zijn bezit heeft. Hiervan is meestal sprake bij een intern boekenfonds. Heeft het schoolbestuur de schoolboeken niet in zijn bezit dan zullen ze de schoolboeken in principe moeten gaan aanbesteden. Het schoolbestuur kan dan een keuze maken tussen levering of levering en distributie aan te besteden. Het is niet juist dat een schoolbestuur de boekenlijst aan de distributeur kan geven en hierdoor de levering van schoolboeken niet hoeft aan te besteden. Dit zou leiden tot het ontduiken van de aanbestedingsregelgeving.”
PIANOo: “In de bijlage van de brief staat letterlijk: ‘Scholen hebben de keus tussen het aanbesteden van de levering van schoolboeken – het zelf inkopen bij uitgevers – of de dienst distributie van schoolboeken onder de ouders – het door een distributeur laten inkopen van boeken en die onder de ouders laten verspreiden en regelen van nabestellingen e.d’ en ‘De distributeur aan wie de opdracht gegund wordt kan met de ‘ouderwetse’ boekenlijst de markt op, en is niet gebonden aan de regels voor overheidsopdrachten.’ De conclusie die Leermiddelenvo.nl trekt zou best juist kunnen zijn. Er moet hier meer duidelijkheid over komen. We zullen dit zorgvuldig onderzoeken en in overleg treden met OCW.”
Bij een niet-openbare procedure moet de school minimaal 5 ondernemers selecteren uit de zich kwalificerende ondernemers, die de kans krijgen om een offerte in te dienen.Wat gebeurt als minder dan vijf ondernemers zich kwalificeren, hetgeen bij educatieve uitgeverijen zeker niet onwaarschijnlijk is?
VO-raad: “De niet-openbare procedure is een procedure met voorselectie. Bij de niet-openbare procedure kan elke ondernemer een aanvraag tot deelneming indien, maar kunnen alleen de door de aanbestedende dienst aangezochte ondernemers inschrijven. De aanbestedende dienst nodigt de uitgekozen gegadigden gelijktijdig langs schriftelijke weg uit om een inschrijving in te dienen. Hierbij moeten er minimaal 5 gegadigden zijn. Kwalificeren zich minder dan 5 gegadigden dan betekent dat de aanbesteding wordt voortgezet met het aantal gegadigden dat overblijft. Bij gegadigden moet u niet alleen denken aan educatieve uitgevers, maar ook aan lokale boekhandels, distributeurs etc.”
PIANOo: “Indien er minder gegadigden blijken te zijn kan de procedure in beginsel worden voortgezet door de gegadigden uit te nodigen die wel aan de minimumeisen konden voldoen. (Art 44 lid 7). Het aantal gegadigden dient zodanig te zijn dat daadwerkelijke mededinging kan worden gewaarborgd. Als het zo is dat er niet voldoende marktpartijen zijn die de gewenste producten cq dienstverlening kunnen leveren zal de concurrentie nooit groter worden en is door het volgen van de procedure gewaarborgd dat er sprake is van optimale mededinging. Alleen als te zware selectiecriteria zijn gesteld waardoor vrijwel geen van de marktpartijen, die in beginsel aan de opdracht zouden kunnen voldoen, door de selectiefase heen komt, is de selectiefase waarschijnlijk niet goed geweest. Dit zou ertoe kunnen leiden dat er geen sprake is van optimale mededinging. Als dit het geval is moet een nieuwe aanbesteding uit worden geschreven.”
Scholen kunnen gunnen op grond van de economisch meest voordelige inschrijving en de laagste prijs. In hoeverre mogen inhoudelijke kwaliteitskenmerken van het leermateriaal (zoals het didactisch ontwerp van een methode) een rol spelen?
VO-raad: “Kiest de aanbestedende dienst voor het gunningcriterium van de laagste prijs dan is de prijs van de offerte allesbepalend. Kiest de aanbestedende dienst voor het gunningcriterium van de economisch voordeligste aanbieding dan kunnen andere criteria een (belangrijke) rol spelen. Bij andere criteria kunt u denken aan kwaliteit, prijs, bedrijfszekerheid, service en onderhoud, milieu, leveringstermijnen, etc.De aanbestedende dienst specificeert of in de aankondiging, of in het bestek, of in het beschrijvende document, het relatieve gewicht dat hij toekent aan elk van de door hem gekozen criteria voor de bepaling van de economisch voordeligste inschrijving. Dit gewicht kan worden uitgedrukt in een marge met een passend verschil tussen minimum en maximum.”
Pianoo: “Indien wordt geselecteerd op laagste prijs kan geen beoordeling meer plaatsvinden op basis van kwaliteit. De kwaliteit is dan gewoonweg voorgeschreven. Dit zie je veel in de bouw waar het ontwerp is voorgeschreven of bij goederen die weinig van elkaar variëren zoals bijvoorbeeld papier, hier kan een objectieve kwaliteitseis gesteld worden.Indien er sprake is van economisch meest voordelige inschrijving kan kwaliteit worden meegewogen bij de beoordeling. Als hier een objectieve selectie van leermiddelen wordt gevonden, bijvoorbeeld door een team van deskundigen samen te stellen die gezamenlijk oordelen over de kwaliteit (ieder voor zich met een gewogen gemiddelde) is het heel goed mogelijk de kwaliteit mee te nemen. De kwaliteit kan op een aantal punten worden beoordeeld. Bijvoorbeeld: Makkelijk leesbaar, layout, goed te volgen, taalgebruik, aansprekende kleuren, Logische volgorde onderwerp behandeling, Logische opbouw, Voldoende afwisseling, Algehele indruk, didactisch ontwerp, etc.” (TE/060208)