Voor het inkopen van bestaand lesmateriaal maakt zij onderscheid tussen het werken met een intern boekenfonds en het werken met een extern boekenfonds.

Intern boekenfonds
Er is of wordt besloten een intern boekenfonds in te richten, in eigen beheer van de school. De school bepaalt welke boeken in bruikleen worden gegeven, bepaalt of daarbij borg wordt gevraagd, zorgt voor het voorraadbeheer, zorgt voor de uitgifte van boeken aan leerlingen, zorgt voor vervanging van afgeschreven boeken, zorgt voor vernieuwing van lesmateriaal, enz.
Voor de aanschaf van lesmateriaal kan de school rechtstreeks bij uitgevers terecht of bij leveranciers c.q. boekhandels. Zo’n aankoop is, als het drempelbedrag wordt overschreden, te zien als een aanbestedingsplichtige opdracht voor levering. Scholen kunnen het gewenste lesmateriaal met naam en toenaam (zelfs ISBN-nummer) noemen, zonder de toevoeging ‘of gelijkwaardig’.

Extern boekenfonds
Het bevoegd gezag sluit een contract met een distributeur/boekhandel en beperkt de eigen betrokkenheid tot het bepalen van de boekenlijst. De distributeur/boekhandel zorgt verder voor alles, is voor eigen rekening en risico eigenaar van de door hem bij de uitgeverijen ingekochte boeken, verzorgt het totale beheer van het schoolboekenbestand, verzorgt de uitgifte van boeken aan de leerlingen, bepaalt zelf of daarbij borg wordt gevraagd, welke afschrijvingstermijn wordt gehanteerd, etc. Zo’n opdracht is te zien als opdracht voor dienstverlening als de waarde van de dienst de waarde van de levering overstijgt, maar dit zal meestal niet het geval zijn.  In dat geval is ook deze opdracht een aanbestedingsplichtige opdracht voor levering indien het drempelbedrag wordt overschreden. Ook hier kan het gewenste lesmateriaal met naam en toenaam worden genoemd, zonder de toevoeging ‘of gelijkwaardig’.

Ontwikkeling van nog niet bestaand lesmateriaal
Wanneer leraren kiezen nog niet bestaand lesmateriaal te (laten) ontwikkelen, zijn er grofweg twee mogelijkheden:
- Leraren ontwerpen het lesmateriaal zelf, en leveren het ontwerp af bij bijv. een drukker of ict-bedrijf. Afhankelijk van de omvang van de opdracht gaat het om een aanbestedingsplichtige opdracht voor levering.
- Leraren omschrijven functioneel waar lesmateriaal aan moet voldoen, en zetten die opdracht op de markt. De inschrijver met het beste plan van aanpak om te komen tot lesmateriaal dat voldoet aan de eisen van de leraar en het bevoegd gezag (prijs) wordt de opdracht gegund. Ook dit moet als een opdracht voor levering worden aanbesteed. (TE/230508)